B Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor. Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu: Universitas Sumatera Utara 1. Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus
Apa itu tata ruang kantor? Suatu ruang kantor yang efisien tentunya tidak tercipta dengan sendirinya, namun dari hasil perencanaan yang tepat. Maka dibutuhkan suatu perencanaan tentang tata ruang kantor yang tepat dan benar. Nah, dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap tentang tata letak kantor. Berikut merupakan penjelasannya. Pengertian Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor bisa disebut juga dengan istilah office layout atau layout saja. Pada dasarnya tata ruang kantor adalah penentuan kebutuhan ruang untuk menyiapkan susunan yang praktis dari faktor fisik yang dianggap dibutuhkan bagi pelaksanaan kerja di perkantoran. Atau juga bisa didefinisikan sebagai cara penyusunan perabotan dan juga peralatan pada luas lantai yang tersedia. Jadi, tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat. Sehingga pegawai bisa bekerja dengan nyaman, baik, bebas, dan leluasa untuk bergerak. Hal tersebut tentunya akan tercapai efisiensi kerja. Terdapat 2 rumusan yang berkaitan dengan pengertian dari tata ruang kantor, yaitu sebagai berikut. Penataan kantor sebagai penyusunan alat perlengkapan dan perabotan pada luas yang kantor adalah penentuan tentang berbagai kebutuhan ruang dan penggunaan secara detail dari sebuah ruang. Hal tersebut bertujuan untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari berbagai faktor pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang se minimal mungkin. Hal yang Perlu Diperhatikan Untuk menata ruang kantor tersebut perlu diperhatikan berbagai hal berikut ini. Penataan ruang kantor sebaiknya bisa memperpendek jarak tempuh antara satu bagian ke bagian lainnya, sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan kantor bisa ditempuh dengan singkat dan ruangan digunakan secara dari sebuah ruang kantor sebaiknya bisa untuk mempermudah pengawasan terhadap suatu pekerjaan supaya pekerjaan tersebut bisa berjalan dengan dari ruang kantor harus memperoleh kesan yang baik dari pihak luar pada saat mereka berkunjung ke kantor ruang kantor sebaiknya dirancang dengan susunan tempat kerja yang bisa diubah sewaktu-waktu jika dibutuhkan. Tata ruang kantor ini tidak hanya sebatas tentang bagaimana penempatan dan juga penyusunan peralatan dan juga perlengkapan kantor. Namun juga menyangkut jumlah perlengkapan dan juga peralatan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan fungsi ruangan serta biaya yang dibutuhkan. Tata ruang kantor yang efektif dan juga baik adalah tata ruang yang menekankan pada penempatan dan penyusunan perabot dan alat perlengkapan secara tepat. Sehingga dengan pengaturan tersebut diharapkan akan terwujud suatu ruang yang dapat menunjang kelancaran aktivitas pegawai dalam bekerja. Dalam menata tata ruang kantor diperlukan beberapa asas supaya penataan bisa dilakukan dengan baik. Asas tersebut akan menjadi pedoman untuk menata ruang kantor. Menurut Richard Muther asas-asas dalam tata ruang kantor adalah sebagai berikut. 1. Asas Jarak Terpendek Asas jarak terpendek adalah penyusunan perlengkapan atau alat dan perabotan yang menunjang pekerjaan yang tidak berjauhan. Apalagi untuk berbagai pekerjaan yang saling berhubungan, terutama dalam menyusun tempat kerja dan penempatan berbagai alat yang dibutuhkan. Asas ini dapat memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan bisa dilaksanakan dengan singkat atau dengan waktu efektif. 2. Asas Rangkaian Kerja Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para karyawan dan alat-alat berdasarkan rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian suatu pekerjaan. Asas ini adalah kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Asas rangkaian kerja juga adalah kesinambungan dari asas jarak terpendek, karena tata letak dari suatu ruang yang baik yaitu yang dapat memudahkan karyawan menjangkau alat pekerjaan yang diperlukan. Sehingga pekerjaan bisa dilakukan secara efisien dan efektif. 3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan Asas penggunaan segenap ruangan adalah asas yang dipakai untuk menata ruang kantor dengan memakai ruang kantor yang ada. Termasuk penggunaan ruangan secara vertical ke atas dan juga ke bawah. Asas ini memakai pemaksimalan ruangan. Asas ini sangatlah baik dipakai untuk ruang kerja yang kecil tapi membutuhkan tempat penyimpanan barang yang cukup luas. Jadi dalam asas ini tidak terdapat ruangan yang dibiarkan kosong atau tidak terpakai. 4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja Berdasarkan asas ini, tata ruang yang baik adalah tata ruang yang bisa diubah atau disusun kembali dengan mudah, dan tidak memerlukan biaya yang besar. Perubahan tata letak kantor ini dilakukan untuk membuat suasana baru dalam suatu kantor. Asas ini pun hanya memperhatikan besar kecil dan berat ringan dari perabotan ruang kerja yang dipakai. 5. Asas Integrasi Kegiatan Terintegrasi Tata ruang dan peralatan harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada di dalam organisasi. Sehingga akan saling berkaitan atau terintegrasi secara harmonis. Pengintegrasian ini sangatlah penting dilakukan supaya proses penyelesaian pekerjaan bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan. Asas integrasi kegiatan ini sangat berhubungan dengan asas kesatuan fungsi dan juga asas hubungan individual dalam berbagai asas pengorganisasian kantor. Adanya kerja sama ini disebabkan karena asas hubungan individual dan kesatuan fungsi. 6. Asas Keamanan dan Kepausan Kerja Bagi Pegawai Dalam penataan ruang kantor, penerapan dari asas keamanan dan juga kepuasan kerja sangat perlu untuk dilaksanakan. Berdasarkan asas ini, tata ruang dan peralatan kantor harus bisa membuat karyawan bisa bekerja secara nyaman, aman, dan puas. Sehingga tujuan dari organisasi/perusahaan bisa tercapai dengan baik dan maksimal. Apabila asas ini tidak diaplikasikan, mustahil pekerjaan kantor bisa dilaksanakan dengan baik. Tujuan Tata Ruang Kantor Penataan ruang kantor adalah salah satu penting yang bisa menentukan kelancaran dari pelaksanaan tata usaha perkantoran. Tata ruang yang baik akan memberikan manfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan semua pekerjaannya sehingga tujuannya akan dapat tercapai sesuai harapan. Menurut 2 orang ahli yang berasal dari Inggris, yaitu Geofrey Mills dan Oliver Standing Ford, menyatakan bahwa tujuan dari tata ruang kantor adalah sebagai berikut. Persyaratan perundang-undangan dimanfaatkan se-optimal tersedia sepanjang dibutuhkan. Misalnya telepon, air, tenaga listrik, dan lain kerja yang baik disediakan untuk setiap bisa melihat para karyawan kesetiaan dan kesatuan terhadap kelompok kerja bisa dan juga arus kerja lalu lalang juru tata usaha di antara meja-meja dan lemari kerja yang mengganggu dan gaduh bisa mengganggu antar karyawan harus dan kebebasan diri sangat dibutuhkan. Jenis – Jenis Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor yang baik akan memperlancar kinerja para karyawan. Pada dasarnya terdapat 4 jenis tata ruang kantor, yaitu sebagai berikut. 1. Tata Ruang Kantor Berkamar/Bersekat cubicle type offices Tata ruang kantor berkamar/bersekat adalah tata ruangan untuk bekerja yang dibagi-bagi dalam skat atau kamar-kamar. Sekat kerja tersebut dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Cubicle type offices ini disebut juga dengan tata ruang kantor tertutup. Kelebihan tata ruang kantor berkamar/bersekat cubicle type offices Terjaminnya konsentrasi terhadap dari suatu pekerjaan kewibawaan dari pekerja, terutama yang mempunyai jabatan. Sehingga status pejabat menjadi selalu terpelihara berkat adanya menjamin keberhasilan kerja dan merasa untuk ikut bertanggungjawab terhadap ruangan dan akan tumbuhnya rasa memiliki. Kekurangan tata ruang kantor berkamar/bersekat cubicle type offices Komunikasi secara langsung antar pegawai menjadi tidak lancar karena adanya pemisahan. Sehingga kesempatan untuk melakukan komunikasi menjadi ruang kantor dengan cara bersekat/berkamar membutuhkan biaya yang lebih besar, terutama biaya umtuk pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan ruangan menjadi kurang fleksibel jika ada perubahan atau perkembangan ruang kantor dapat mempersulit ruangan yang luas. 2. Tata Ruang Kantor Terbuka open plan offices Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa karyawan yang bekerja secara bersama-sama di ruangan tersebut tanpa adanya pemisah/penyekat. Konsep tata ruang terbuka ini bisa meningkatkan kerjasama antar karyawan. Yaitu dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka. Sehingga produktivitas dari pekerjaan administrasi meningkat. Bahkan open plan offices ini bisa mendorong proses kreatif yang diinginkan dari karyawan yang berkaitan dengan berbagai hal yang bersifat kreatif. Menurut Quible 2001 terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penggunaan konsep tata ruang terbuka ini, yaitu sebagai berikut. Penggunaan dari dinding permanen yang dari masing-masing unit kerja harus meminimalisir terjadinya pekerjaan yang menyimpang dan juga tumpang perhatian khusus terhadap gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas gangguan suara yang bisa dianggap baik jika dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu karyawan yang dan juga control kelembaban yang terpusat akan mudah untuk warna dan juga pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan suasana dan lingkungan kerja kondusif bagi karyawan. Penggunaan panel atau meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut. Kelebihan tata ruang kantor terbuka Memudahkan proses pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna, dan juga jika diperlukan suatu perubahan ruangan dan tidak membutuhkan biaya yang tinggi. Bahkan pengurangan jumlah dinding permanen dan kantor private bisa meningkatkan penggunaan ruang yang dalam mengadakan hubungan secara langsung, pengawasan, penyeragaman kerja, dan juga pembagian peralatan lebih murah untuk hal pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan telpon, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, dan lain-lainnya. Bahkan biaya untuk merubah layout ini sangat murah jika dibandingkan dengan konsep bersekat atau dalam penggunaan, penempatan, dan perawatan peralatan dalam koordinasi dan komunikasi kerja antar penggunaan peralatan kerja dan instalasi pertama lebih murah dibandingkan dengan konsep konvensional atau bersekat/berkamar. Kekurangan tata ruang kantor terbuka Kebisingan atau kegaduhan kemungkinan dapat sulit untuk melakukan pekerjaan dengan dengan penuh konsentrasi karena dalam tata ruang terbuka setiap orang dapat melihat orang lain yang mondar mandir, tamu yang datang, suara-suara karyawan yang lain dan kedudukan antara bawahan dan juga pimpinan tidak nampak untuk merahasiakan pekerjaan yang sifatnya adanya tumpukan berkas dan pekerjaan lainnya. Sehingga akan mengakibatkan pemandangan yang kurang enak air conditioning untuk dapat mengurangi debu dan air cleaner untuk mengurangi efektif bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi yang tinggi, seperti departemen administrasi keuangan. 3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama landscape offices Tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah ruangan yang digunakan untuk bekerja yang berhias-kan oleh tanaman, dekorasi, dan lain sebagainya. Bentuk dari ruangan kantor berhias ini mengusahakan supaya lingkungan ruang perkantoran ini nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar seperti lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Kelebihan tata ruang kantor berhias Para karyawan akan merasa betah dan nyaman menjadi terlihat lebih segar hal ini dikarenakan pemandangan yang syaraf akibat bekerja dapat dihindari atau terjadi sesuatu misalnya kebakaran, maka akses keluar menjadi mudah dan dan juga kegaduhan bisa berkurang dan kantor bisa diminimalisir dengan suplai oksigen yang berasal dari udara kerja menjadi meningkat, karena pekerjaan dilaksanakan secara efisien sehingga tujuan dari organisasi dapat tercapai dengan memerlukan lampu dengan pencahayaan yang tinggi, karena sudah terbantu dengan cahaya yang berasal dari luar ruangan. Kekurangan tata ruang kantor berhias Untuk membuat tanaman dan dekorasi dibutuhkan biaya yang cukup cuaca juga dapat mempengaruhi kinerja. Misalnya jika hujan yang disertai dengan petir, otomatis bisa mengurangi konsentrasi dari para dari pemeliharaan dan perawatan yang cukup tinggi, karena tidak hanya di dalam ruangan saja yang membutuhkan pemeliharaan dan perawatan, namun juga di luar tenaga ahli yang tidak juga dapat berkurang apabila terdapat sesuatu di luar ruangan. 3. Tata Ruang Kantor Gabungan mixed offices Tata ruang kantor gabungan adalah tata ruang kantor yang merupakan sebuah gabungan antara bentuk tata ruang kantor yang sudah disebutkan sebelumnya. Tata ruang gabungan ini perlu untuk dipertimbangkan, karena ke-3 bentuk tata ruang tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan bisa dengan cara bisa menciptakan mixed offices. Pembagian Tata Ruang Kantor Jika ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor ini bisa dibedakan menjadi beberapa bagian, yaitu sebagai berikut. 1. Tata Ruang Pribadi private offices Tata ruang pribadi ini digunakan dengan berbagai macam alasan seperti menunjukan prestise dan status. Misalnya seperti ruang atasan. Selain itu, pegawai juga membutuhkan private office jika memerlukan ruangan yang sepi untuk dapat berkonsentrasi dalam melakukan pekerjaannya. Pegawai yang bekerja menggunakan berbagai alat-alat atau material yang mahal juga membutuhkan ruangan tersendiri. 2. Tata Ruang Antar Bagian Tata ruang ini terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut. General office area, area ini lebih banyak disukai dibandingkan dengan private office area. Hal ini disebabkan karena beberapa hal berikut ini. Biaya yang dibutuhkan untuk membuat private area dirasakan lebih suatu kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap hari dimungkinkan adanya perubahan ingin direpotkan atau disulitkan oleh pengaturan penerangan, alam komunikasi mebel, sirkulasi udara, dan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi cukup asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan pengambilan keputusan dari bawah ke atas. Private office area, area ini pada umumnya dimiliki oleh setiap kantor. Contohnya seperti ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, dan ruang pelatihan. Service area, area ini biasanya adalah tempat yang kotor dan juga berisik. Misalnya seperti ruang dapur, café, ruang fotocopy, toilet, dan ruang percetakan. Storage area, area ini digunakan untuk menyimpan berbagai jenis barang. Misalnya seperti bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi, serta ruang arsip. Faktor – Faktor Lain yang Berhubungan dengan Tata Ruang Kantor Dalam suatu tata kantor yang baik, terdapat beberapa faktor lain yang harus diperhatikan supaya penataan ruang kantor bisa lebih maksimal. Faktor-faktor lain yang berhubungan dengan tata ruang kantor antara lain sebagai berikut. 1. Cahaya Cahaya ini perlu untuk diperhatikan dalam tata ruang kantor. Cahaya ini adalah penerang dalam suatu kantor. Tanpa adanya cahaya, pekerjaan kantor dalam sebuah ruangan akan sulit untuk dilakukan, apalagi untuk ruang kantor yang sifatnya tertutup. Cahaya ini terdiri dari 2 jenis yaitu cahaya permanen seperti matahari dan cahaya buatan seperti lampu. Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan menyebutkan bahwa cahaya matahari bisa menembus 5-7,5 meter dalam ruangan. Cahaya terbagi menjadi 4 yaitu sebagai berikut. Cahaya langsung seperti setengah langsung, biasanya dibuat suatu penopang lampu dengan setengah tidak tidak langsung, penerangan yang terbaik adalah cahaya yang tidak langsung, karena akan dapat memelihara kesejukan mata. 2. Warna Warna adalah faktor yang penting untuk dapat mempengaruhi keadaan dari jiwa karyawan. Menurut para ahli terdapat 3 warna pokok yaitu merah, kuning, dan biru. Merang menggambarkan panas dan juga kegemparan dalam bekerja, serta bisa menimbulkan emosi. Kuning menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, serta bisa menimbulkan perasaan riang gembira. Warna biru menggambarkan kelembutan langit dan samudra, keleluasaan, menyejukan, dan ketentraman. Pengaruh dari warna biru bisa mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah. Berdasarkan penelitian, warna-warna yang sering digunakan dalam gedung perkantoran antara lain sebagai berikut. 88% warna putih88% warna putih dan hijau83% warna abu-abu81% warna gading Warna yang tepat untuk suatu kantor ini tergantung pada macam dan sifat pekerjaan yang ada di kantor tersebut. Apabila pekerjaannya membutuhkan ketenangan sebaiknya gunakan-lah warna biru pada dinding kantor. Apabila pekerjaannya adalah produktivitas dibutuhkan warna putih. 3. Udara Udara yang sejuk dan juga segar dalam suatu ruangan kantor juga sangat dibutuhkan. Biasanya dalam ruang kantor digunakan AC air conditioning atau kipas angina. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk memperoleh udara yang baik dalam ruangan antara lain sebagai berikut. Mengatur suhu udara yang ada dalam ruangan dengan AC atau kipas sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja dengan cara membuat fentilasi pengharum ruangan. 4. Suara Suara adalah faktor lain yang sangat berkaitan dengan tata ruang kantor. Suara yang mengganggu semaksimal mungkin harus dikurangi supaya konsentrasi kerja bisa terjaga. Suara yang mengganggu tersebut bisa berupa suara gaduh. Suara bisa dikurangi dengan melalui lubang-lubang ventilasi supaya suara terbawa angina keluar. Akhir Kata Demikianlah pembahasan tentang tata ruang kantor. Semoga artikel ini bisa bermanfaat bagi kamu dan menambah wawasan. Jika ada saran, kritik atau pertanyaan silakan sampaikan di kolom komentar. Terima kasih
AsasPengorganisasian Manajemen Perkantoran - KANG DADANG Blog. Perkantoran: Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor. √ Organisasi Adalah: Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan. Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya. ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN. √ 3 Karakteristik Administrasi Perkantoran
Pengertian Organisasi Organisasi adalah kerangka, sebagai wahana orang – orang bertindak. Organisasi mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Sedangkan mengorganisasikan adalah menyusun bagian – bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. moekijat, 19976 Organisasi adalah setiap system kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. System tersebut terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi terdiri dari sekelompok orang. Orang – orang ini melakukan suatu kegiatan dengan cara bekerjasama. Atau dengan kata lain organisasi adalahproses kerjasama dua orang atau lebih dalam system social, struktur, kultur, ,wadah ataupun iklim tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Alasan pentingnya Organisasi Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena 1 Organisasi mengandung delegasi tugas seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri 2 Organisasi mempengaruhi koordinasi 3 Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan 4 Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas 5 Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai moekijat;19976 Prinsip – Prinsip Organisasi yang Baik Untuk menciptakan kondisi suatu lembaga kerja yang menyenangkan maka harus mengetahui prisnsip – prinsip bagi organisasi yang baik, prinsip – prinsipnya yaitu 1 Harus ada garis – garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah perusahaan atau lembaga. 2 Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab 3 Jenjang pengawasan harus tepat 4 Pengawasan pusat dengan desentralisasi myang maksimum 5 Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secaramendatar maupun secara vertical. 6 Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan 7 Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik – baiknya Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan sentralisasi atau asas pemencaran desentralisasi Asas Sentralisasi Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan – satuan organisasi yang memikul pekerjaan – pekerjaan operatif. Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu. Kelemahan Asas Sentralisasi Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat. Kelebihan Asas Sentralisasi Mudah meyeragamkan cara kerja Mudah melakukan pengawasan Penggunaan perabotan dan peralatan kantor bisa lebih hemat Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel Asas Desentralisasi Berdasarkan asas ini masing – masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas – tugas induk nya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas – tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat – warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat – suratnya. Kelemahan Asas Desentralisasi Pemborosan biaya kantor Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasiKelebihan Asas Desentralisasi Kelebihan Asas Desentralisasi Mempercepat proses pekerjaan kantor sesuai kebutuhan unit masing – masing Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi Keperluan arsip mudah dipenuhi, karena arsipnya dikenal baik. Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya Penerimaan tamu Penggandaan surat termasuk fotokopi Penyimpanan surat dan warkat Pengetikan Pekerjaan menghitung Perlengkapan kantor dan alat tulis Pengawasan formulir Pembersihan kantor Daftar hadir
41. Asas-asas Pokok Pengorganisasian. Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenang- wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaannya.
Apakah Anda tahu apa itu organisasi dalam perkantoran dan bisnis? Lalu apa saja asas organisasi? Dan bagaimana bentuk organisasi yang ada saat ini? Untuk menjawab berbagai pertanyaan tersebut, Anda bisa menyimak pembahasannya di bawah ini. Oleh karena itu simak artikel ini sampai selesai. Pengertian Organisasi Sebuah organisasi dalam perkantoran akan berjalan dengan baik jika ada 3 unsur utama, yaitu terdapat sekumpulan orang, ada maksud dan tujuan yang sudah ditetapkan, dan adanya kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka dibutuhkan adanya sistem pengorganisasian yang jelas. Yaitu dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini Susunan, status, dan kedudukan serta hubungan pejabat yang satu dengan yang lain. Kekuasaan dan tanggung jawab dari tiap departemen. Deskripsi pekerjaan yang jelas dan harus dilakukan. Pembagian pekerjaan yang seimbang. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien. Dari beberapa kriteria di atas, maka lahirlah suatu struktur dan bentuk dalam organisasi perkantoran. Maka bisa disimpulkan bahwa organisasi merupakan susunan orang atau badan dengan tugas pokok dan fungsi yang jelas, serta diatur prosedur dan mekanismenya. Sehingga ada hubungan dan kerja sama dari beberapa orang untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan organisasi. Organisasi adalah alat bagi seorang pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka dari itu pimpinan / atasan yang bijaksana yaitu pimpinan yang bisa menciptakan dan memelihara organisasi yang sehat, tepat dan sempurna. Yakni suatu organisasi yang baik didalam proses pembentukan ataupun di dalam eksistensi. Selain itu juga dalam operasi bisa memenuhi asas-asas pokok pengorganisasian. Organisasi dalam perkantoran dapat dilihat dari dua segi, yakni 1 Sebagai Wadah Organisasi adalah suatu tempat di mana administrasi dan manajemen dilaksanakan. Tempat ini biasanya tergambar dalam susunan organisasi. 2 Sebagai Proses Artinya menggambarkan interaksi antar anggota kelompok dalam hubungan kerja yang formal. Dan juga dalam rangkaian hierarhi antara atasan dengan bawahan. Organisasi sebagai Proses Di organisasi sebagai proses ada 2 macam hubungan kerja di dalamnya, yakni a. Hubungan-hubungan Formal Hubungan jenis ini umumnya sudah diatur dalam suatu ketepatan atau dasar hukum tertentu. Misalnya secara formal pada siapa instruksi diberikan, dan laporan disampaikan. b. Hubungan-hubungan non Formal Dalam hubungan ini tak terikat kepada hierarki dan struktur organisasi. Namun didasarkan pada hubungan personal, persamaan kepentingan, atau karena suatu keahlian yang dibutuhkan. Agar organisasi bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan, maka hendaknya kedua macam hubungan di atas harus seimbang. Bila terlalu dominan hubungan formal, maka akan menimbulkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas dan dapat menimbulkan efek psikologis organisasi. Sementara bila terlalu menonjol hubungan non formalnya akan menghilangkan sikap harga menghargai sesuai dengan kedudukannya masing-masing. Sebuah organisasi dalam perkantoran yang baik apabila memiliki tujuan-tujuan di bawah ini Untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugas Untuk meningkatkan efisiensi Untuk mempermudah pengawasan Untuk menghindarkan duplikasi tugas Untuk menentukan orang-orang yang diperlukan organisasi Dengan demikian ciri-ciri suatu organisasi yang baik dalam proses pelaksanaan tugas, mesti memenuhi beberapa kriteria berikut ini Terdapat tujuan yang jelas. Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota. Tujuan organisasi harus bisa diterima oleh organisasi. Pembagian tugas yang seimbang, supaya tak menimbulkan frustasi. Struktur organisasi perlu disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada. Bentuk Organisasi Berikut beberapa bentuk organisasi dalam perkantoran di bawah. Untuk penjelasan lengkapnya dari bentuk organisasi ini akan kami jelaskan di artikel selanjutnya. Line Organization Organisasi Lini Line and Staff Organization Organisasi Lini dan Staf Functional Organization Organisasi Fungsional Line and Functional Organization Organisasi Lini dan Fungsional Line, Functional, and Staff Organization Organisasi Lini, Fungsional dan Staf Committee Type Organization Organisasi Komite Azas Organisasi dalam Perkantoran Berikut beberapa asas dalam suatu organisasi dalam perkantoran 1. Azas Pembagian Tugas Azas yang menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis. Sehingga bisa dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu, perlu adanya perumusan atau pembagian tugas yang jelas. Sehingga bisa dicegah terjadinya duplikasi, penggandaan dan kekaburan tugas. 2. Azas Fungsionalisasi Azas yang menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya. Hal itu juga harus dilakukan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan 3. Azas Koordinasi Azas dalam upaya menserasikan, memadukan dan menyelaraskan, baik dalam kegiatan dan waktu serta tugas dan fungsi yang diembannya. Seperti dalam perumusan kebijaksanaan, perencanaan, pemrograman, penganggaran, pengendalian, pengawasan. 4. Azas Kesinambungan Azas yang mengharuskan tugas-tugas organisasi harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijaksanaan dan program yang sudah ditetapkan. Jadi harus berjalan tanpa bergantung pada seseorang atau perorangan. 5. Azas Akordion Azas yang menentukan bahwa organisasi dalam perkantoran bisa berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. 6. Azas Pendelegasian Wewenang Azas yang mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat bawahannya. 7. Azas Keluwesan Azas dalam upaya agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan. Sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas 8. Azas Rentang Pengendalian Dimaksudkan supaya dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang jadi bawahan setiap divisi. Lalu diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seseorang pimpinan atau atasan dalam melakukan pengendalian terhadap bawahannya. Sehingga perlu adanya rasio ratio unit kerja secara hierarkie yang berbentuk piramida. Hal ini berhubungan dengan job classification, job analysis, job description, and job evaluation. Sehingga bisa dihindari adanya kemacetan dan penumpukan pekerjaan. Selain itu semua pekerjaan ada di bawah pengendalian dan jangkauan pimpinan dalam organisasi. 9. Azas Jalur dan Staf Azas yang menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi harus dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. Baca juga Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Bisnis Demikian informasi mengenai mengenal organisasi dalam perkantoran lengkap, kami harap postingan kali ini membantu Anda. Mohon post manajemen bisnis perini disebarluaskan agar semakin banyak yang mendapat manfaat. Ternyata belajar internet itu mengasyikan, apalagi bisa punya penghasilan 20 jutaan per bulan... rasanya gimana gitu... Tapi gimana cara belajarnya?? Klik gambar di bawah untuk dapat solusinya loading...
2 Azas Rangkaian Kerja : Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan. 3. Azas Penggunaan Segenap Ruang : Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah 4. Azas Perubahan
- Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan - Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. - Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi - Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. - Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. Pengawasan Perkantoran Office controlling Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi - Penggunaan peralatan dan perabot kantor - Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor - Kualitas pekerjaan kantor - Pelayanan kantor - Waktu - Biaya perkantoran B. PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama. C. FUNGSI PEKERJAAN KANTOR Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat Misalnya pengusaha industri tekstil akan memperluas produksi. Sebelum melaksanakan perluasan, ia akan mempelajari dahulu kemungkinan- kemungkinan perluasan, antara lain memperhatikan kualitas tekstil kesukaan konsumen, harga, kemungkinan adannya persaingan stekstil dalam negeri maupun tekstil import Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. Misalnya dalam perkumpulan koperasi ada kewajiban pengurus, untuk tiap- tiap akhir tahun mengadakan rapat anggota. Dalam rapat itu pengurus memberikan laporan terperinci tentang kegiatan koperasi secara teratur kronologis serta laporan tentang rugi laba koperasi. EVALUASI LATIHAN SOAL 1. Sebutkan ruang lingkup administrasi? 2. Jelaskan pengertian pekerjaan kantor 3. Jelaskan fungsi pekerjaan kantor? JAWABAN 1. Perencanaan Perkantoran office planning, Pengorganisasian Perkantoran office organizing, Pengarahan Perkantoran Office Actuating, Pengawasan Perkantoran Office controlling 2. Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama 3. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat dan Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit SOAL 1. Jelaskan pengertian administrasi? 2. Sebutkan unsur administrasi? 3. Jelaskan pengertian dari manajemen dan relasi publik? 4. Sebutkan fungsi manajemen menurut Luther M Gullick? 5. Jelaskan pengertian dari actuating dan controlling? 6. Jelaskan pengertian kantor menurut Prajudi Admosudirjo? 7. Jelaskan pengertian administrasi perkantoran menurut G. R Terry? 8. Jelas dan sebutkan fungsi-fungsi administrasi perkantoran? 9. Jelaskan pengertian pekerjaan kantor? 10. Jelaskan fungsi pekerjaan kantor? JAWABAN 1. Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Organisasi, Manajemen, Komunikasi, Informasi, Personalia, Finansia, Materia, Relasi Publik 3. Manajemen Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai dan Relasi Publik merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan 4. Planning perencanaan, Organizing pengorganisasian, Staffing pengadaan tenaga kerja, Directing pemberian bimbingan, Coordinating pengkoordinasian, Reporting pelaporan, Budgeting penganggaran ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit 5. Actuating penggerakkan Usaha untuk mendapatkan hasil dengan penggerakkan terhadap orang lain. Actuating ini lebih lunak jika dibandingkan dengan directing atau commanding. Actuating atau penggerakkan bisa dilakukan oleh atasan atau pimpinan untuk memberikan motivasi dan menggerakkan bawahannya agar dalam melakukan pekerjaannya dapat dilakukan dengan sebaik mungkin dan Controlling pengawasan diartikan pengendalian merupakan sebuah proses pengamatan yang dilakukan secara terus menerus atau berkala dalam suatu kegiatan atau pelaksanaan sesuai pada rencana kerja yang sebelumnya telah disusun rapi dan mengadakan pengoreksian bila dibutuhkan. 6. Prajudi Atmosudirdjo 198225, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personnel, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. 7. Menurut George Terry pada tahun 1966 menerangkan bahwa administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai 8. Fungsi administrasi perkantoran Fungsi rutin yaitu suatu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pada pengarsipan, penggandaan dan lain-lain. Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang mesti bertanggung jawab atas aktivitas administrasi dalam sehari-hari Fungsi Teknis yaitu suatu fungsi yang memerlukan pendapat, keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, semisal mengetahui penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit terkadang dilakukan oleh para staf administrasi yang berada dalam departemen Teknologi Informasi. Fungsi Analisis, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang memerlukan pemikiran yang kreatif dan kritis dengan disertai oleh adanya kemampuan dalam mengambil keputusan seperti dalam membuat dan menganalisasi suatu laporan maupun dalam membuat keputusan untuk pembelian. Fungsi analisis ini biasanya akan dilakukan oleh seorang asesiten manajer yang punya tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat oleh atasannya. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang membutuhkan suatu penilaian dan analisis menjadi dasar dalam mengambil keputusan serta keterampilan yang berkaintan dengan orang lain semisal mengoordinasikan kepada tim proyek. Fungsi interpersonal ini terkadang dilakukan oleh para staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi. Fungsi Manajerial yaitu fungsi administrasi perkantoran yang memerlukan perencanaan, pengoraganisasi, pemotivasian dan pengukuran semisal pembuatan anggaran, staffing dan bertanggung jawab mengevaluasi karyawan. Biasanya untuk fungsi manajerial akan dilakukan oleh para staf yang setingkat dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi suatu organisasi. 9. Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama. 10. Fungsi pekerjaan kantor ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat Misalnya pengusaha industri tekstil akan memperluas produksi. Sebelum melaksanakan perluasan, ia akan mempelajari dahulu kemungkinan-kemungkinan perluasan, antara lain memperhatikan kualitas tekstil kesukaan konsumen, harga, kemungkinan adannya persaingan stekstil dalam negeri maupun tekstil import Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. Misalnya dalam perkumpulan koperasi ada kewajiban pengurus, untuk tiap-tiap akhir tahun mengadakan rapat anggota. Dalam rapat itu pengurus memberikan laporan terperinci tentang kegiatan koperasi secara teratur kronologis serta laporan tentang rugi laba koperasi. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN RPP Satuan Pendidikan SMK Abdi Negara Muntilan Bidang Studi Bisnis dan Manajemen Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran Mata Pelajaran Kompetensi KejuruanAdministrasi Perkantoran Kelas Semester X I Pertemuan ke 89 Alokasi Waktu 4x45 menit Kode Kompetensi Standar Kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Kompetensi Dasar 1. Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Indikator Mengidentifikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran Mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor Menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Tujuan Pembelajaran Setelah mendengarkan dan memperhatikan penjelasan dari guru, maka diharapkan 1. Peserta didik mampu menjelaskan ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Peserta didik mampu mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Peserta didik mampu mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Peserta didik mampu menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Nilai karakter yang dikembangkan Mandiri Cermat Percaya diri I. Materi Pembelajaran 1. Ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Fungsi dan peranan pekerjaan kantor II. Metode Pembelajaran Pendekatan Cooperatif Metode Ceramah III. Langkah- langkah Pembelajaran Tahap Pembelajaran Kegiatan Pembelajaran Waktu Guru Peserta didik Awal 1. Memberi salam 2. Guru memimpin doa untuk membuka pelajaran 3. Mempresensi kehadiran peserta didik 4. Memberikan motivasi dengan menayangkan vidio motivasi 5. Melakukan pengkondisian kelas dan menyampaikan topik serta tujuan pembelajaran 1. Menjawab salam 2. Peserta didik berdoa sesuai dengan kepercayaan masing- masing. 3. Memberikan informasi perihal kehadiran. 4. Memperhatikan vidio saat ditayangkan 5. Menjawab pertanyaan yang disampaikan guru 20 menit Inti Eksplorasi 1. Meminta peserta didik untuk mengemukakan 1. Peserta didik mengemukakan pendapatnya mengenai 140 menit pendapatnya tentang ruang lingkup pekerjaan kantor Elaborasi 1. Guru memberikan kesempatan tanya- jawab kepada peserta didik mengenai asas- asas pekerjaan kantor, macam- macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor serta Konfirmasi 1. Guru memberikan kesimpulan mengenai ruang lingkup pekerjaan kantor,Asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor , macam-macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor ruang lingkup pekerjaan kantor 1. Peserta didik bertanya tentang mengenai asas- asas pegorganisasian pekerjaan kantor, macam-macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor serta 1. Peserta didik mendengarkan ulasan dari guru. Akhir 1. Guru menyampaikan materi yang akan disampaikan selanjutnya 2. Guru menyampaikan kepada peserta didik untuk 1. Peserta didik memperhatikan penjelasan guru mengenai materi selanjutnya 2. Peserta didik memperhatikan guru 20 menit mempelajari materi selanjutnya 3. Guru mengakhiri pelajaran dengan berdoa bersama 4. Guru mengakhiri dengan salam penutup 3. Peserta didik berdoa menurut kepercayaan masing- masing 4. Peserta didik menjawab salam penutup IV. Alat Bahan Sumber Bahan Sumber Referensi 1. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip ‐Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta Erlangga 2. Depertemen Pendidikan dan Kebudayaaan. 1980. Tata Laksana Kantor I. Bandung Rosda Offset Alat 1. Lcd 2. Laptop 3. White board Media 1. Power point 2. Buku V. Evaluasi Evaluasi dilakukan pada saat materi sudah disampaikan kepada peserta didik atau post test. Post test digunakan untuk mengukur kemampuan peserta didik apakah materi yang disampaikan sudah dipahami oleh peserta didik atau belum. Post test diadakan secara lisan. Guru tidak menunjuk pesera didik untuk menjawab namun peserta didiklah yang menggangkat tangan untuk menjawab pertanyaan dari guru. Magelang, 24 Agustus 2016 Menyetujui Mahasiswa Wahyuti Fitriana Dwi Lestari NIP. 195703031986032007 NIM. 13802224105 LEMBAR PENILAIAN SIKAP Kompetensi Dasar 1. Memiliki motivasi internal yang menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran 2. Menunjukkan perilaku dan sikap rasa ingin tahu, tanggung jawab, kerjasama, aktif, disiplin dan santun dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah 3. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari- hari sebagai wujud implementasi sikap kerja Indikator 1. Peserta didik menunjukkan rasa keingintahuannya dengan bertanya kepada teman atau guru serta banyak mencari dan membaca buku- buku pendukung materi 2. Peserta didik mengikuti arahan dan prosedur pembelajaran dengan tertib 3. Peserta didik mengikuti proses pembelajaaran dengan santun 4. Peserta didik menunjukkan sikap keberaniannya dengan menyampaikan pendapat kepada guru mengenai materi yang dipelajari 5. Peserta didik menunjukkam sikap komunikatif, aktif, percaya diri, dan santun dalam menanggapi materi yang disampaikan oleh guru No Nama Peserta didik Rasa Ingin Tahu Kerja Sama Aktif Tanggung Jawab Disiplin Santun Total Skor 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 Astutin v v v v v v 2 Dellla Aziza v v v v v v 3 Erlina Nur Widyawati v v v v v v 4 Esti Nur Septiana v v v v v v v 5 Fani Fatmasari v v v v v v 6 Fitri Astuti v v v v v v 7 Gabriel Anderson Nainggolan v v v v v v 8 Hidayatus Sa’adah v v v v v v 9 Istiqomah Fil- A’syah Abdan S v v v v v v 10 Khusnul Khoriah v v v v v v 11 Lestari Puji Setianingsih v v v v v v 12 Mei Safitri v v v v v v 13 Mia Fajarin v v v v v v 14 Nada Hamida v v v v v v 15 Nia Devianti v v v v v v 16 Nida Mar’atusolihah v v v v v v 17 Niken Indah Sari v v v v v v 18 Novalia Indah Puspita sari v v v v v v 19 Nur anisa v v v v v v 20 Nuril Aulia v v v v v v 21 Nurul Rejeki Yusriati v v v v v v 22 Oktaviani Fatul Musyarofah v v v v v v 23 Puji Astuti v v v v v v 24 Renanda Lestari v v v v v v 25 Retno Tri Insriyani v v v v v v 26 Ridwan Ari Wibowo v v v v v v 27 Riris Kurniawati v v v v v v 28 Salsafilda Nabila Al Fads v v v v v v 29 Septiani v v v v v v 30 Sinta Ardin Isnaeni v v v v v v 31 Siti Magfirohtun v v v v v v 32 Vera Adela Islamia v v v v v v 33 Windi Nur Fitriawati v v v v v v 34 Wiwik Anggraeni v v v v v v 35 Yeni Agustin v v v v v v 36 Yulia Wardani v v v v v v Pedoman Penilaian Skala Penilaian 1 sd 5 Skor Minimal 6 Keterangan Skor Maksimal 30 1 = Sangat Kurang Prediksi sikap peserta didik 2 = Kurang 6- 13 Perlu perhatian khusus 3 = Cukup 14- 22 Perlu Bimbingan 4 = Baik 23- 30 Terpuji 5 = Amat Baik Jumlah Skor = Ju ah S or 30 x 100 MATERI AJAR Standar Kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Kompetensi Dasar 1. Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Indikator Mengidentifikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran Mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor Menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Tujuan Pembelajaran Setelah mendengarkan dan memperhatikan penjelasan dari guru, maka diharapkan 1. Peserta didik mampu menjelaskan ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Peserta didik mampu mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Peserta didik mampu mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Peserta didik mampu menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor A. RUANG LINGKUP PEKERJAAN KANTOR a. Menghimpun Kegiatan mencari dan mengusahakan untuk menyediakan segala keterangan yang tadinnya belum ada atau beserakan dimana-mana, sehingga himpunan itu siap dipergunakan bilamana diperlukan. b. Mencatatat Kegiatan menulis dengan berbagai peralatan tulis tentang keterangan yang diperlukan, sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. c. Mengolah Kegiatan mengerjakan bermacam-macam keterangan dengan maksud menyajikan data dalam bentuk yang lebih berguna. Contohnya analisa pasar. d. Menggandakan Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah kebutuhan. e. Mengirim Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan berbagai alat dari satu pihak kepada pihak lain. f. Menyimpan Kegiatan menaruh sesuatu dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman, akan tetapi mudah menemukan kembali jika diperlukan. B. ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR 1. Asas sentralisasi pemusatan Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif tugas utama. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan- sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk antara lain bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll. Keuntungan asas sentralisasi a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. b. Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c. Keseragaman dapat dicapai d. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan e. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi. g. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap i. Mudah melakukan pengawasan j. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor Kerugian asas sentralisasi a. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha. b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit. c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat. e. Lambat dalam pelaksanaan tugas. 2. Asas desentralisasi pemencaran. Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknyautamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja. Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain. Keuntungan asas desentralisasi a. Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b. Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan. c. Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu. d. Cepat dalam memproses pekerjaan kantor. Kerugian asas desentralisasi a. Pekerjaan akan terlalu bebas. b. Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi. c. Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip. d. Adanya pemborosan biaya e. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja f. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor. 3. Asas campuran Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Sebuah Oraganisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada fakultas tersebut. Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu a. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan- pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya. Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan. b. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi. Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi. A. MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR
Meningkatkanefisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi . Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor. Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu
Asasasas Pengorganisasian Kantor. Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat 8 asa manajemen kantor menurut Neuner dan Keeling:
mIu0. 6qolb5j6uw.pages.dev/5406qolb5j6uw.pages.dev/4626qolb5j6uw.pages.dev/1566qolb5j6uw.pages.dev/546qolb5j6uw.pages.dev/1016qolb5j6uw.pages.dev/5456qolb5j6uw.pages.dev/876qolb5j6uw.pages.dev/574
sebutkan dan jelaskan 3 asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor
